Může SharePoint fungovat jako Learning Management systém?

28. 05. 2018

SharePoint pomáhá při spolupráci, zvyšuje produktivitu týmů, oddělení či divizí. Věděli jste ovšem také, že díky SharePoint můžete třeba i vytvořit přehledný intranet pro vaše zaměstnance?

Může SharePoint fungovat jako Learning Management systém?

Možná potřebujete plánovat, organizovat a sledovat školení vašich zaměstnance. Potřebujete evidovat kurzy, termíny, přihlášky, hodnocení školení, zasílat upozornění a ukládat výukové materiály. Existuje celá řada Learning Management systémů (LMS), ale nelíbilo by se vám mít vše v intranetu a využít maximálně SharePoint? 

Představme si, že v současné chvíli používáte Excel, kde si vedete školení a termíny. Excel posíláte emailem na vaše zaměstnance, emailem vám posílají požadavky, případně se zaměstnanci zapisují do Excel tabulky. Prvním krokem k LMS může být uložení Excel do sdílené SharePoint knihovny. Dokument je na jednom místě, mají k němu přístup všichni zaměstnanci a při každé změně je zachována verze dokumentu. Pokud někdo něco omylem přepíše, dokážete se jednoduše vrátit k předchozí verzi. A při každé změně vám může odcházet notifikace.

Odvážnějším krokem je vytvoření SharePoint seznamu (listu) pro přihlašování na konkrétní termín. Bude to pro vaše zaměstnance trochu jiné přihlašování, ale vám to přinese mnohé výhody. Můžete omezit počet míst, sledovat modifikaci záznamů nebo zamezit přepisování záznamů. SharePoint dále umí posílat notifikace při změnách na konkrétním záznamu.    

Možná ale potřebujete jít dál a vytvořit např. kompletní vstupní stránku, kde uživatel uvidí svoje přihlášky, všechny kurzy a termíny, na které se může přihlašovat, zavést systém notifikací a schvalování pomocí workflow nebo O365 Flow. Ani to není v SharePointu problém. 

Zavést nový SharePoint web jste schopni v relativně krátkém čase, bez složitých požadavků na programování a vývoj. 

Pro vytvoření webu budete potřebovat obrázky, ikony, a několik SharePoint objektů: seznam pro katalog kurzů, kalendář pro termíny kurzů, seznam pro ukládání přihlášek, knihovnu pro ukládání materiálu ze školení, průzkum pro hodnocení akcí. 

Dále se vám bude hodit SharePoint designer případně Flow pro vytváření notifikací a schválení přihlášek. A aby bylo vše hezké a intuitivní, využijete také Javascript a CSS (pokud používáte starý design SharePoint), případně PnP (pro nový design online SharePoint). 

Posledním krokem, jak SharePoint proměnit v dokonalý LMS, je pak provést programátorské úpravy, „ušité“ přímo vašim požadavkům přesně na míru. U nás v IBA CZ jsme takto pro zákazníka vytvořili např. modul pro řízení školení.

 

Ten nabízí jednoduše použitelné, zároveň ale výkonné funkce, např. automatický převod zájemců o akci na registrované, možnost sestavovat pořadníky, zautomatizovat kroky v administraci LMS, posílat emailové pozvánky do Outlook kalendáře a přijímat akceptace, napojit LMS na váš personální systém atd. 

Jak lze názorně vidět, s trochou plánování a promyšlených úprav nemusí být váš SharePoint „jen“ chytrým úložištěm dokumentů. Ačkoli jsme se v tomto článku zabývali především jeho využitím pro intranet, má samozřejmě i celou řadu dalších možností, což z něj činí produkt, který dokáže velmi pružně reagovat na růst firmy i měnící se nároky.

 

Jarka  Klegová, SharePoint konzultant

Zpět